Деловое совещание
Деловое совещание – неотъемлемый атрибут производственного процесса, когда необходимо произвести анализ состояния проекта и выработать план его дальнейшего развития. Следует помнить, что проведение делового совещания призвано создать ситуацию высказывания критики предметных позиций участников, для выработки более продуктивной стратегии и тактики развития проекта.
Обычно в деловом совещании участвуют 3—9, максимум 12 человек, большее количество участников уже может снижать эффективность работы. Тема обсуждения на совещании должна быть определена заранее, чтобы участники могли профессионально подготовиться, продумать свои предложения, даже подготовить соответствующие доклады. Имеет значение пространственное расположение участников в форме «круглого стола» для активизации взаимодействия.
Вначале ведущий совещания должен высказать надежду, что совещание будет носить деловой и конструктивный характер, в течение совещания следить за регламентом, «удерживая» выступающих в рамках обсуждаемой темы, вовлекая «малоактивных», останавливая «словоохотливых», определяя порядок предоставления слов, задавая необходимые вопросы, осуществляя парафразирование и подведение промежуточных итогов, давая заключительный комментарий проведенного совещания.
Следует помнить, что деловое совещание предполагает возможность критики предметных позиций, а не личностных особенностей того, кто ее высказал, причем рекомендуется соблюдать правило: отметить вначале совпадение позиций, а затем обсудить различие разных позиций и подходов к решению проблемы, убедительно аргументируя достоинства и недостатки каждой альтернативы.
В случае, если вы попали под огонь критики, полезно перевести атаку на себя в атаку на проблему: «Я рад, что вас волнует тот же вопрос и вы пытаетесь найти наилучшее решение...». Главное — не победить в споре, а продвинуться в решении проблемы. Важно отнестись к своей позиции не как единственно возможной и единственно верной, а суметь понять и даже принять иное мнение, быть проницаемым для иного мнения.
В целях снятия пассивности участников могут применяться:
- Высказывания по кругу;
- Метод «мозгового штурма».
При конфликте мнений могут быть две формы:
- Конкурентно-соревновательная;
- Кооперативно-сотрудничающая.
В целях ослабления враждебности при конкуренции мнений могут создаваться согласительные комиссии или группы, включающие участников с противоположными взглядами. Эти группы должны определить пункты, в которых их мнения сходятся, и найти пункты в чужой позиции которые нравятся или могут быть полезными для оптимального решения проблемы.
Деловые совещания часто носят директивный характер, когда руководитель с позиции «Родитель» указываем свое мнение как единственное решение проблемы, и остальные участники с позиции «Ребенка» принимают эта решение к исполнению. Наиболее эффективны деловые совещания, которые носят коллегиальный характер равноправного взаимодействия с позиции «Взрослый — Взрослый».
Впрочем, встречаются и манипуляции, когда внешне взаимодействие осуществляется как «Взрослый — Взрослый», а на самом деле «Родитель — Ребенок», т. е. руководитель вроде бы просит всех высказаться, даже молчунов, но после того, как все высказались, руководитель, парафразируя всех, расставляет нужные акценты и в результате проводит нужное ему решение, обязывая участников исполнять это решение фактически с позиции «Ребенка».
Формы поведения участников на собрании
Включившись в ход делового совещания все участники принимают на себя одну из трех основных ролей. Это конструктивная роль, роль способствующая ходу собрания и отрицательная роль.
Конструктивная роль. Для этой роли характерны:
- проявление инициативы;
- (повторное) изложение проблемы;
- внесение предложений;
- запросы об информации, мнениях, мыслях;
- сообщение информации, мнений, идей;
- выявление связей между имеющимися данными;
- оценка проблемы.
Роль способствующая ходу собрания. Для этой роли характерны:
- поддержка, стимулирование выступающих;
- «расчистка пути»;
- формулировка и контроль за соблюдением установленных в группе правил;
- организация группового процесса и формирование общественного сознания;
- посредничество, поиск компромиссов;
- снятие напряженности.
Отрицательная роль. Для этой роли характерны:
- агрессивное поведение;
- блокирование принятия решения;
- «самолюбование»;
- соперничество;
- поиск сочувствия.
Этапы делового совещания
Ход делового совещания делится на три основных этапа. Это: постановка вопроса; формирование мнения о путях решения вопроса; принятие решения.
Постановка вопроса. Этап включает в себя:
- введение в курс дела;
- формулировку вопроса;
- формулировку исходной позиции;
- постановку вопроса.
Формирование мнения о путях решения вопроса. Этап включает в себя:
- сбор данных;
- изучение всех сторон вопроса;
- выработку новой формулировки основной проблемы;
- поиск альтернативных решений;
- выдвижение предложений;
- подведение предварительных итогов обсуждения;
- выработку основных направлений;
- обсуждение последствий различных возможностей решения вопроса.
Принятие решения. Этап включает в себя:
- выводы из 2 этапа;
- договоренности;
- решения.
Ход делового совещания обычно проходит в напряженном деловом ритме, без каких-либо отклонении от темы. Перерыв, во время которого участники могут перекусить, или выпить чашечку кофе, одновременно является и временем для отдыха.
Па совещании не принято прерывать выступающего оратора, если он не выслушан его до конца. Элементарную вежливость следует сохранять даже тогда, когда те или иные высказывания являются для вас абсолютно неприемлемыми.
|
|
Читайте в рубрике «Деловая карьера»: |