Руководитель и его время
Проблемы, связанные со временем, стоят перед очень многими людьми. С подобными проблемами сталкиваются все предприниматели и менеджеры. Для их преодоления обычно составляют планы, расписывают до часа дни, недели... Но планы почти никогда не выполняются или рушатся как по не зависящим от нас причинам, так и потому, что просто не успеть все сделать.
Время нужно не само по себе, а для достижения определенных целей. Проблема состоит в том, чтобы привести в соответствие объем реально имеющегося времени и потребности.
Сколько же у нас есть времени? 7 дней в неделю и 24 часа в сутки. Скомпонуем затраты времени в укрупненные блоки: поддержание жизнеспособности (питание, сон и т. п.); восстановление работоспособности; вспомогательное время (подготовка рабочего места, покупки, уборка и пр.); прямое рабочее время (может быть рассредоточено в сутках); приобретение жизненного опыта (чтение, нерабочее общение, посещение музеев, концертов, кинотеатров и т. п.); потери.
Для повышения результативности деятельности часто увеличивают рабочее время за счет других блоков. Это недопустимо, так как подрывает здоровье и жизненный потенциал, приводя к значительно большим потерям времени. Действительно, даже уменьшение времени сна и питания в течение нескольких дней требует больших временных затрат на компенсацию.
«Фотография» рабочего дня
Чтобы привести в соответствие наличное время и дела, необходимо в течение нескольких дней (7—10) выполнять «фотографию» своего времени. Для этого надо в блокноте или на отдельных листках, или на бумажной ленте разбить сутки на 24 часа, каждый час — на 4 части и условными знаками отмечать все дела, оставляя пропуски при их отсутствии. При этом необходимо выполнять два условия:
- Делать пометки сразу, не откладывая на потом, так как через несколько часов забудутся «проколы» во времени и будет казаться, что все время шла нормальная работа.
- Никому не показывать свои записи, даже близким и друзьям.
Каждый вечер проводите анализ «фотографии» дня. Это займет 10—15 минут. Выявите утечки времени, их причины и в дальнейшем старайтесь устранять и то, и другое. Не менее важно нормирование работы с целью уточнения индивидуальной производительности в различных видах деятельности.
Только после этого планы будут реальными и соответствовать наличию времени. Планирование может проходить в три этапа:
- Расстановка приоритетов по срокам важности.
- Планирование дел по времени суток и дням недели с учетом индивидуальной производительности и таких факторов, как сложность Переговоров, стыковка дел по месту, потери времени на транспорт и т. д.
- Подборка запасных вариантов дел и возможного резерва времени.
Семь «грехов» руководителей
К. Хаберкорн считает, что даже самые высококвалифицированные руководители впадают в один из семи «грехов» (а иногда и во все сразу).
Грех первый: перенос решения на завтра. Самый распространенный. Кипа бумаг на вашем столе — его первый признак. Главная причина - слабость характера, в которой надо четко себе признаться. Нужно преодолеть страх перед безотлагательным решением, которое часто оттягивается, если проблемы и цели неясны. В последнем случае помогает письменная формулировка ближайших задач. Ускоряют решение жесткие сроки, установленные контрагентом, а если их нет — сделайте сами.
Грех второй: выполнение работы наполовину. Куда полезней для дела и здоровья (особенно для нервной системы) ограничиться окончательным решением нескольких проблем, а не хвататься за все, не доводя дела до конца. Облегчает работу расстановка приоритетов и плановость.
Грех третий: стремление сделать все сразу. Это верный путь к неврозам. Большинство из нас могут интенсивно заниматься решением только одной проблемы. Поэтому переходить к новой задаче следует, или решив предыдущую, или получив полное представление о ее решении.
Грех четвертый: стремление сделать все самому. Задача руководителя не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, направлять и контролировать работу других.
Грех пятый: убеждение, что вы знаете все лучше всех. Многие руководители не осознают, что часто оказываются в роли «субподрядчиков», взвалив на себя некоторые специализированные управленческие задачи, которые специалисты решили бы быстрее и лучше. Отбросьте ложный стыд, не бойтесь уронить свой авторитет — обращайтесь к специалистам.
Грех шестой: неумение разграничить функции. Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций приводит к неразберихе и конфликтам. Возникает ненужное личное соперничество — «Кто более влиятелен?». Руководители, отбиваясь от вмешательства извне, часто сами вмешиваются в чужие дела. Самое эффективное средство борьбы с дублированием функций и претензиями на всестороннюю компетентность — четкие и детализированные должностные инструкции, учитывающие гибкость развития организации и меняющиеся цели ее деятельности.
Грех седьмой: попытки свалить вину на других. Перекладывание вины на других в случае неудачи, когда энергия направляется в прошлое, хотя исправить уже ничего нельзя. Куда полезней нацелить энергию в будущее — на то, что необходимо делать незамедлительно. Задача руководителя — установить объективные причины неудач, а не искать «козла отпущения».
Неприятное дело часто откладывается в надежде, что все обойдется, но, как правило, «не обходится». Наибольший долгосрочный отрицательный эффект наблюдается при откладывании, например, профилактических ремонтов (аварии), промедлении в освоении новой продукции (потеря рынка сбыта), переносе переговоров о поставках сырья (приводит к сбоям производства и увеличению транспортных расходов), промедлении с улучшением условий труда (текучесть квалифицированных кадров) и т. п. Сталкиваясь с неприятной работой, держите в памяти «принцип 80:20». Обычно 20% изделий приносят 80% прибыли, 80% конфликтов возникают с 20% подчиненных, 80% рекламаций приходит от 20% потребителей и 80% своего времени вы тратите на 20% дел.
При решении неприятных дел полезно установить для себя предельный срок (но реальный) и «проболтаться» об этом окружающим. Боязнь выглядеть болтуном в глазах коллег и подчиненных мобилизует больше, чем обязательства перед собой. Помогает и назначение себе «премии» в виде любимого занятия вечером или в выходной за своевременное и успешное выполнение дела или его части.
Обычно мы оттягиваем решение сложных задач просто потому, что не знаем, с какого конца за них лучше взяться. Выход — разбить задачу на подзадачи. Иногда мы оправдываем свою медлительность тем, что якобы ждем вдохновения. Однако к тем, кто сидит сложа руки, оно приходит редко. Еще одной стандартной отговоркой является отсутствие настроения. Задавайте себе почаще вопрос: «Если у меня нет настроения этим заниматься, то чем бы я не прочь заняться сегодня?». Кажется, что так мы потакаем собственной лени. Нет, это один из наиболее действенных методов заставить свое настроение работать на нас.
Желание застраховать себя от ошибок на 100% приводит к бесконечным сборам информации, консультациям, совещаниям и отсрочкам.
Рациональное использование времени
Руководителю необходимо рационально использовать рабочее время, учитывая следующее:
- Используйте ваше рабочее время исключительно на решение проблем, представляющих наибольшую важность.
- Распределите ваше время таким образом, чтобы его хватило на решение непредвиденных проблем.
- Не пытайтесь выжать из отрезка времени больше, чем это необходимо.
- Избегайте людей, отнимающих у вас время или стремящихся выиграть его за вас счет.
- Старайтесь как можно более упростить менее важные для вас обыденные дела, чтобы высвободить для себя побольше времени.
- Давайте себе через определенные промежутки времени отчет о его исполнении.
- Берегите малые и даже самые маленькие промежутки времени.
- Не откладывайте работу на потом, не страшитесь ее, а принимайтесь за дело немедленно.
- Излишний педантизм мешает делу. Люди, утверждающие, что делают все без исключения скрупулезно и основательно, оправдывают тем самым порой свою медлительность.
- Никогда не говорите, что не стоит что-то начинать, если времени мало. Начать всегда стоит, ведь вы сами знаете, что нужно использовать самые небольшие отрезки времени.
- Творческие паузы просто необходимы, в то время как бесцельное времяпровождение равносильно краже времени.
Прислушиваясь к этим советам, вы сумеете практически подойти к планированию собственного бюджета времени.
Основные правила планирования времени
60% — запланированная активность;
20% — непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия);
20% — спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество).
|
|
Читайте в рубрике «Деловая карьера»: |